Guia para Afiliar Equipo de trabajo en materia de Seguridad Social en Colombia en el sistema colombiano: Guia Completa Paso a Paso
si buscas entender como afiliar empleados a seguridad social A continuacion te explicamos qué es la afiliación de empleados a la seguridad social, qué requisitos necesitas, cómo se hace la afiliación a la EPS, a pensión, a la ARL y a la caja de compensación familiar, y qué dice exactamente la legislación colombiana sobre esta obligación.
Como funciona la afiliacion de empleados a la seguridad social en Colombia
La inscripcion de empleados en la seguridad social consiste en el proceso mediante el cual una organizacion integra a cada persona contratada bajo relacion laboral a los subsistemas que garantizan su protección en salud, vejez, invalidez, riesgos laborales y bienestar familiar. En Colombia
este compromiso nace conforme a la Ley 100 de 1993 la norma que creó el Sistema de Seguridad Social Integral y que estableció que la afiliación es obligatoria para todo empleador, sea del sector público o privado.
No se trata de un simple tramite administrativo: la Corte Constitucional ha reiterado en varias sentencias, entre ellas la Sentencia T-295 de 1997 puesto que el incumplimiento de esta obligacion puede menoscabar el derecho
fundamental a la seguridad social del trabajador, incluso cuando ese incumplimiento no ha causado un perjuicio inmediato y evidente.
Si tienes dudas sobre qué implica exactamente cada subsistema y cómo se relacionan entre sí, en nuestra guia empresarial desarrollamos el proceso completo pensado para empresas de cualquier tamano.
Condiciones para la afiliacion de empleados
Antes de comenzar cualquier tramite, la empresa debe tener lista la informacion y documentacion basica :
- Datos completos del trabajador (nombre, tipo y número de documento de identidad)
- Fecha de inicio del contrato laboral
- Tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor)
- Salario base para el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC)
- RUT y datos de registro de la empresa
- EPS y fondo de pensión elegidos por el trabajador (la elección es libre)
Un punto que muchos empleadores desconocen: la afiliación y el registro de novedades deben tramitarse el mismo día en que el trabajador ingresa a la empresa, no cuando se paga la primera nómina. Un punto que muchos empleadores desconocen: la afiliación y el registro de novedades deben tramitarse el mismo día en que el trabajador ingresa a la empresa, no cuando se paga la primera nómina. Si necesitas una checklist descargable con todos los documentos por subsistema, puedes consultarla en nuestra sección de documentacion requerida para la afiliacion de empresas
Como vincular a tus empleados a la EPS
En la mayoria de los casos, la afiliacion a salud es el primer paso. Asi se hace :
1. El trabajador elige la EPS. La ley garantiza libertad de elección, salvo excepciones puntuales previstas en el [Decreto 2353 de 2015, que regula el Sistema de Afiliación Transaccional en salud.
2. Se diligencia el formulario de afiliación, físico o a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), y en el caso de trabajadores dependientes, el formulario también debe ser suscrito por el empleador.
3. El empleador reporta el ingreso a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), incluyendo la EPS elegida por el trabajador.
4. Se realiza el primer pago de aportes dentro de los plazos legales, según los dos últimos dígitos del NIT del aportante.
No hay que olvidar que según explica el Decreto 1990 de 2016 el retraso en los pagos puede derivar en la suspensión de la afiliación tras 30 días de mora, dejando al trabajador sin cobertura médica activa Puedes acceder al calendario completo de plazos en nuestra herramienta de Planilla pila: Consulta tu fecha de pago
Como realizar la afiliacion de tus empleados al sistema de pension y seguridad social
La afiliacion a pension mantiene un procedimiento similar, aunque con algunas particularidades propias :
1. El trabajador elige entre el Régimen de Prima Media (administrado por Colpensiones) o el Régimen de Ahorro Individual (administrado por un fondo privado, AFP).
2. El empleador y el trabajador comparten el aporte: el empleador asume el 75% de la cotización y el trabajador el 25% restante.
3. Se reporta la afiliación y el pago mensual a través de la planilla PILA, junto con los demás subsistemas.
4. Se debe llevar un registro histórico de cotización, ya que estas semanas serán determinantes para el reconocimiento futuro de la pensión.
Este subsistema suele generar más dudas que el de salud, especialmente en temas como el traslado entre regímenes o el cálculo del IBC cuando el salario es variable. Si tu situacion tiene alguna caracteristica especial en nuestra guia sobre Como afiliar un empleado al fondo de pensiones en Colombia damos respuesta a las preguntas mas frecuentes de empleadores.
Paso a paso para afiliar empleados a la Caja de Compensacion Familiar
La afiliación a una Caja de Compensación Familiar (CCF) también es obligatoria para todo empleador que tenga uno o más trabajadores permanentes a su cargo, conforme a lo establecido por la ley Ley 21 de 1982 norma que regula el régimen del subsidio familiar en Colombia.
A través de esta afiliación, el empleador aporta obtener más información un porcentaje de la nómina que financia servicios sociales, subsidio familiar, recreación, educación y, en algunos casos, subsidio de vivienda para los trabajadores beneficiarios. El trámite se realiza directamente ante la caja de compensación que opere en la ciudad o región donde se causan los salarios, y esta debe responder la solicitud de afiliación en un plazo determinado.
¿Puede una persona natural registrar a sus empleados en la seguridad social?
Toda persona, natural o jurídica, que vincule uno o más trabajadores mediante contrato laboral está obligada a afiliarlos al sistema de seguridad social integral. Toda persona, natural o jurídica, que vincule uno o más trabajadores mediante contrato laboral está obligada a afiliarlos al sistema de seguridad social integral. La ley no hace distinción entre empresas constituidas formalmente y personas naturales que contratan personal doméstico, de oficina o de cualquier otra naturaleza: ¡Siempre que exista una relacion laboral, existe la obligacion de afiliar y pagar aportes!
Esto incluye, por ejemplo, a quienes contratan empleadas del servicio doméstico o cuidadores por días u horas, un punto que ha sido reforzado recientemente por ajustes normativos que exigen contrato escrito y registro en la PILA para este tipo de vinculación laboral.
¿Que puede pasar si no realizas la afiliacion de tus empleados a tiempo?
No afiliar a un trabajador, o hacerlo de forma tardia, no es un simple descuido administrativo. Según explica un análisis sobre obligaciones legales del empresario en materia de seguridad social en Colombia desatender esta obligación puede traer consigo sanciones que van desde 10 salarios mínimos por cada empleado no afiliado, y que en casos de reincidencia o evasión sistemática pueden superar los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Además de la sanción económica, el empleador queda expuesto a demandas laborales, a asumir directamente los costos de atención médica que el trabajador hubiera tenido cubiertos por la EPS, y a la fiscalización de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), entidad encargada de cruzar la información de nómina, PILA y declaraciones tributarias para detectar inconsistencias.
Resumen de los pasos para afiliar empleados a la seguridad social
Finalmente, este es el proceso completo sintetizado:
1. Reúne los datos y documentos del trabajador desde el primer día de vinculación.
2. Confirma con el trabajador su EPS y fondo de pensión de elección.
3. Registra la afiliación en el Sistema de Afiliación Transaccional (salud) y ante el fondo de pensiones elegido.
4. Verifica la afiliación a la ARL correspondiente al nivel de riesgo del cargo.
5. Confirma o tramita la afiliación a la Caja de Compensación Familiar que opera en tu ciudad.
6. Liquida y paga la primera PILA dentro de los plazos establecidos según el NIT del aportante.
7. Reporta cualquier novedad (ingreso, retiro, incapacidad, cambio de salario) en el mes en que ocurra.
Si buscas automatizar este procedimiento y reducir errores en la liquidación mensual en seguridadsocialfacil.com Nos encargamos de todo el proceso para que tú puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio. Gestionamos las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social tanto de tu empresa como de tus colaboradores, y realizamos la liquidación mensual de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) de forma precisa, oportuna y conforme a la normatividad vigente en Colombia.
Con nuestro servicio, reduces la carga administrativa, minimizas el riesgo de errores y aseguras el cumplimiento de tus obligaciones laborales y de seguridad social, mientras dedicas tu tiempo a impulsar el crecimiento de tu empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago para afiliar empleados a la seguridad social?
Debes reunir los datos del trabajador, confirmar su EPS y fondo de pensión de elección, registrar la afiliación a través del Sistema de Afiliación Transaccional y de los operadores de PILA, y realizar el primer pago dentro de los plazos legales según el NIT de la empresa.
¿Qué debe hacer una persona natural para afiliar a sus empleados a la seguridad social?
Toda persona natural o jurídica que contrate trabajadores está obligada por ley a afiliarlos y a pagar los aportes correspondientes, sin importar el tamaño de la empresa o el tipo de actividad económica.
¿Cuál es el tiempo legal para afiliar a un nuevo empleado? en Colombia
La afiliación y el reporte de la novedad de ingreso deben tramitarse el mismo día en que inicia la relación laboral, aunque el pago de aportes sigue el calendario mensual establecido según los dos últimos dígitos del NIT del aportante.
¿Qué consecuencias tiene no afiliar a mis empleados de manera oportuna?
Puedes enfrentar sanciones económicas de hasta 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, además de quedar obligado a asumir directamente los costos de salud del trabajador y de responder ante demandas laborales o requerimientos de la UGPP.